Archiver et conserver vos papiers

 

Vos armoires débordent, vous souhaitez récupérer de l’espace et optimiser vos mètres carrés de bureau : Planetebox vous apporte la solution. Planetebox offre à la location des box de 1 à 20 m2 pour archiver, stocker ou ranger en toute sécurité et dans les meilleures conditions de conservation. Avec Planetebox, vous :

  • Rentabilisez votre espace,
  • Choisissez un partenaire fiable et économique,
  • Prolongez la durée de vie de vos archives dans un bâtiment à l’abri de l’humidité et des rongeurs.
  • Vos archives restent accessibles H24 et 7j/7. Des moyens de manutention sont mis à votre disposition gratuitement.Vous pouvez équiper votre box avec des étagères que nous vous fournissons, à la vente ou à la location.

rayonnages pour archives

 

 

Photo ci dessus, exemple de rayonnages d’archives.

 

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé durant certaines périodes minimales.

Une entreprise doit archiver, c’est une nécessité et une obligation légale. Mais comment bien archiver ?

L’importance de la conservation de documents

conservation des documentsLes documents sont conservés pour des raisons légales, mais également pour des raisons administratives et de bonne gouvernance. L’archivage des documents permet à une entreprise de justifier ses décisions et ses activités auprès des décideurs et des clients. Les archives sont en effet la preuve de décisions ayant une portée administrative et juridique pour l’entreprise. Les archives prouvent donc des droits et des devoirs. Elles sont le support de l’information nécessaire au fonctionnement quotidien d’une entreprise et sont un outil nécessaire à la gestion des connaissances. Lorsqu’elles n’ont plus d’utilité administrative et juridique, elles peuvent avoir un intérêt pour l’histoire de l’entreprise.

Pourquoi garder les documents administratifs?

conservation papiers administratifsLes documents administratifs que vous recevez au quotidien sont à garder précieusement. Ils pourront vous être utiles pour faire valoir vos droits. De façon générale, la durée recommandée de conservation des documents est liée à la durée pendant laquelle une action en justice peut être engagée. Plusieurs documents administratifs doivent être conservés, à savoir :

  • Les impôts et taxes tels que les déductions fiscales, les impôts locaux, les impôts sur le revenu, la preuve du paiement des impôts, ou encore la redevance télévision.
  • Les documents concernant la vie professionnelle tels que les allocations chômage, les bulletins de salaire, les contrats de travail et les relevés de point des caisses de retraites.
  • Les documents bancaires tels que les bordereaux de versement, les chèques à encaisser, les talons de chéquier, les prêts à la consommation, les prêts immobiliers, les relevés de compte et les valeurs mobilières.
  • Les documents d’assurance tels que les contrats habitation et automobile, les contrats d’assurance décès et d’assurance vie, les quittances de prime, les cotisations d’assurance vie, les résiliations et les dossiers de sinistre.
  • Les documents honoraires tels que les mandats à agent immobilier, les avocats, les huissiers et les notaires.
  • Les documents de logement tels que les charges de copropriété, les contrats de location, les règlements de copropriété, les titres de propriété et les travaux.
  • Les documents concernant la famille tels que les contrats de mariage, les jugements de divorce, les donations, les livrets de famille, ou encore les reconnaissances de dette.
  • Les documents concernant les automobiles tels que les contraventions, les factures d’achat et les factures de réparation.
  • Les documents de santé tels que les bordereaux de sécurité sociale, les certificats médicaux, les hôpitaux ou encore les ordonnances et dossiers médical.

Pourquoi stocker ses relevés bancaires?

Il est conseillé de garder ses relevés de compte bancaire pendant au moins 5 ans. Cela correspond, en effet, au délai de prescription de toute action civile. Dans le cadre de successions et donations, le fisc est en droit de remonter jusqu’à des périodes vieilles de 30 ans, notamment si vous vous êtes servi de ce compte pour enregistrer des opérations immobilières. A chaque fin du mois, vous recevez un relevé de votre compte. Il est important de bien le vérifier dès sa réception. En effet, si vous souhaitez contester le montant de frais divers, vous devez agir au plus vite, en général dans le mois qui suit. En cas de débit de carte bancaire frauduleuse, vous disposez de 13 mois pour déposer une réclamation écrite, à compter de la date de l’opération contestée. Pour que la somme soit recréditée sur votre compte, il faut contester à temps.

Pourquoi archiver ses factures?

conservation facturesFactures gaz, internet, électricité, eaux, téléphone fixe… la gestion de son foyer génère un nombre incalculable de factures qui proviennent de nombreux fournisseurs. En plus, les durées de conservation de ces documents varient beaucoup d’un service à l’autre. Vous avez certainement intérêt à conserver une certaine catégorie de factures, en particulier celles qui tracent les investissements ou pour prouver la valeur des équipements auprès des assureurs en cas de sinistre. En effet, les factures servent de preuve. A ce titre, vous devez les conserver le temps nécessaire pour vous mettre à l’abri en cas de litige.

Pourquoi bien ranger ses documents personnels?

conservation des documents personnelsLes documents concernant les assurances, le véhicule, le logement, la famille ou encore la santé doivent être conservé. En effet, pour les documents de famille comme les actes d’état civil doivent être bien rangé car certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent. Ainsi, si vous avez bien gardé ce type de document, vous pouvez demander à un professionnel de vous délivrer une copie. Les documents de famille sont souvent à conserver à vie. Les carnets de vaccination, la carte de groupe sanguin, le carnet de santé, les examens médicaux et les radiographies sont utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé.

Planetebox : la solution d’archivage de documents

Basée aux Minimes, au cœur de Toulouse, Planete Box est un prestataire de service vous proposant des services de garde meuble et location de box.

Sécurisez vos documents importants avec nos box de stockage

conservation et archivage papiersPour assurer la sécurité de vos biens mais aussi de vos documents importants, Planete Box vous apporte la solution en proposant la location des box de 1 à 20 m² afin que vous puissiez archiver, stocker et ranger vos documents en toute sécurité et dans les meilleures conditions de conservation. En effet, vos documents et archives restent à l’abri de l’humidité. Vos documents restent accessibles à n’importe quelle heure tous les jours. Des moyens de manutention sont mis à votre disposition gratuitement. Afin d’assurer la sécurité de vos documents, des systèmes de surveillance sont disponibles sur place.

Des box équipés d’étagères pour classer vos documents archivés

archivage documents administratifsPour archiver et conserver vos papiers, Planete Box vous propose la location des box allant de 1m² à 20 m². Les box peuvent être équipés avec des étagères. En effet, Planete Box peut vous fournir des étagères dans votre box. Vous pouvez acheter les étagères ou bien les louer. Grâce à des étagères, vous pouvez récupérer de l’espace et optimiser les mètres carrés de votre box pour ranger d’autres affaires.

Vos documents archivés accessibles 24h/24, 7j/7

Chez Planete Box, vos archives restent accessibles à tous moments. Grâce à votre code d’accès, votre box reste disponible à n’importe quelle heure de la journée et même en soirée. Vous pouvez également récupérer vos documents à n’importe quel jour de la semaine. Chez Planete Box, vos archives restent disponibles 24 heures sur 24, et 7 jours sur 7.