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Location box Toulouse » Archivages

Archiver et conserver vos papiers

Vos armoires débordent alors, vous souhaitez récupérer de l’espace et optimiser vos mètres carrés de bureau ? Planetebox vous apporte la solution. Nous offrons à la location des box de 1 à 20 m2 pour archiver, stocker ou ranger vos affaires en toute sécurité et dans les meilleures conditions de conservation. Planetebox vous permet de :

    • rentabiliser votre espace ;
    • choisir un partenaire fiable et économique ;
    • prolonger la durée de vie de vos archives dans un bâtiment à l’abri de l’humidité et des rongeurs ;
    • accéder à vos archives 24 heures / 24 et 7 jours /7.

Des moyens de manutention sont mis à votre disposition gratuitement. Vous pouvez équiper votre box avec des étagères à la vente ou à la location que nous nous chargeons de vous fournir.

Lorsque l’on sait qu’une grande partie des documents émis ou reçus par une entreprise en activité doit être conservées pendant plusieurs années durant certaines périodes minimales, cela peut vite devenir un problème de grande ampleur.

Une société se doit de presque tout conserver et classer. C’est tout autant une nécessité pour son bon fonctionnement qu’une obligation légale. Mais comment bien archiver ses papiers ?

rayonnages pour archives

L'importance de la conservation de documents

Il y a tout un tas de raisons qui obligent à garder des correspondances, formulaires et autres documents. Il y a les obligations légales, mais également les motifs administratifs, ou encore les besoins d’organisation habituelle. La durée de conservation de certains documents et pièces justificatives varie, allant bien souvent jusqu’à plusieurs années comme c’est le cas des documents comptables, par exemple. L’archivage des documents permet de garder une trace précieuse et de justifier de ses décisions et actions, ainsi que de ses activités. Dans le cadre de l’entreprise, cela peut être déterminant auprès des décideurs et des clients. Les archives ont valeur de preuves qui peuvent être demandées dans le cadre d’une démarche administrative, mais aussi juridique. Un classement rigoureux de ses documents peut donc faire valoir de droits et devoirs précieux en cas de nécessité. Les archives sont cruciales dans le fonctionnement quotidien d’une entreprise, mais aussi dans son évolution. Elles portent l’ADN de la société et s’avèrent utiles au quotidien, comme sur un plus long terme.

archivage stockage documents

Pourquoi garder les documents administratifs ?

Les documents administratifs que vous recevez au quotidien sont à garder précieusement. Ils pourront vous être utiles pour faire valoir vos droits. De façon générale, la durée recommandée de conservation des documents est liée à la durée pendant laquelle une action en justice peut être engagée. Plusieurs documents administratifs doivent être conservés, à savoir :

  • Les impôts et taxes tels que les déductions fiscales, les impôts locaux, les impôts sur le revenu, la preuve du paiement des impôts, ou encore la redevance télévision.
  • Les documents concernant la vie professionnelle tels que les allocations chômage, les bulletins de salaire, les contrats de travail et les relevés de points des caisses de retraites.
  • Les documents bancaires tels que les bordereaux de versement, les chèques à encaisser, les talons de chéquier, les prêts à la consommation, les prêts immobiliers, les relevés de compte et les valeurs mobilières.
  • Les documents d’assurance tels que les contrats habitation et automobile, les contrats d’assurance décès et d’assurance vie, les quittances de prime, les cotisations d’assurance vie, les résiliations et les dossiers de sinistre.
  • Les documents honoraires tels que les mandats à agent immobilier, les avocats, les huissiers et les notaires.
  • Les documents de logement tels que les charges de copropriété, les contrats de location, les règlements de copropriété, les titres de propriété et les travaux.
  • Les documents concernant la famille tels que les contrats de mariage, les jugements de divorce, les donations, les livrets de famille, ou encore les reconnaissances de dette.
  • Les documents concernant les automobiles tels que les contraventions, les factures d’achat et les factures de réparation.
  • Les documents de santé tels que les bordereaux de sécurité sociale, les certificats médicaux, les hôpitaux ou encore les ordonnances et dossiers médicaux.
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Pourquoi stocker ses relevés bancaires ?

Il est conseillé de garder ses relevés de compte bancaire pendant au moins 5 ans. Cela correspond, en effet, au délai de prescription de toute action civile. Dans le cadre de successions et donations, le fisc est en droit de remonter jusqu’à des périodes vieilles de 30 ans, notamment si vous vous êtes servi de ce compte pour enregistrer des opérations immobilières. À chaque fin de mois, vous recevez un relevé de votre compte. Il est important de bien le vérifier dès sa réception. En effet, si vous souhaitez contester le montant de frais divers, vous devez agir au plus vite, en général dans le mois qui suit. En cas de débit de carte bancaire frauduleuse, vous disposez de 13 mois pour déposer une réclamation écrite, à compter de la date de l’opération contestée. Pour que la somme soit recréditée sur votre compte, il faut contester à temps.

Pourquoi archiver ses factures ?

Factures gaz, internet, électricité, eaux, téléphone fixe… la gestion de son foyer génère un nombre incalculable de factures qui proviennent de nombreux fournisseurs. En plus, les durées de conservation de ces documents varient beaucoup d’un service à l’autre. Vous avez certainement intérêt à conserver une certaine catégorie de factures, en particulier celles qui tracent les investissements ou pour prouver la valeur des équipements auprès des assureurs en cas de sinistre. En effet, les factures servent de preuve. A ce titre, vous devez les conserver le temps nécessaire pour vous mettre à l’abri en cas de litige.

Pourquoi bien ranger ses documents personnels ?

Les documents concernant les assurances, le véhicule, le logement, la famille ou encore la santé doivent être conservé. En effet, pour les documents de famille comme les actes d’état civil doivent être bien rangés, car certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent. Ainsi, si vous avez bien gardé ce type de document, vous pouvez demander à un professionnel de vous délivrer une copie. Les documents de famille sont souvent à conserver à vie. Les carnets de vaccination, la carte de groupe sanguin, le carnet de santé, les examens médicaux et les radiographies sont utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé.

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Planetebox : la solution d'archivage de documents

Basée aux Minimes, au cœur de Toulouse, Planete Box est un prestataire de service vous proposant des services de garde meuble et location de box.

Sécurisez vos documents importants avec nos box de stockage

Pour assurer la sécurité de vos biens, mais aussi de vos documents importants, Planete Box vous apporte la solution en proposant la location des box de 1 à 20 m² afin que vous puissiez archiver, stocker et ranger vos documents en toute sécurité et dans les meilleures conditions de conservation. En effet, vos documents et archives restent à l’abri de l’humidité. Vos documents restent accessibles à n’importe quelle heure, tous les jours. Des moyens de manutention sont mis à votre disposition gratuitement. Afin d’assurer la protection de vos documents, des systèmes de surveillance sont disponibles sur place. Pour une sécurité plus accrue encore, nous recommandons la dématérialisation ou numérisation de vos documents.

archivage box de stockage

Des boxs équipés d’étagères pour classer vos documents archivés

Pour archiver et conserver vos papiers, Planete Box vous propose la location de box allant de 1 m² à 20 m². Les box peuvent être équipés avec des étagères fournies par Planete Box. Vous pouvez acheter les étagères ou bien les louer. Grâce à ces rangements, vous pouvez récupérer de l’espace et optimiser les mètres carrés de votre box pour ranger d’autres affaires.

Vos documents archivés accessibles 24H/24, 7J/7

Chez Planete Box, vos archives restent accessibles à tous moments. Grâce à votre code d’accès, votre box reste disponible à n’importe quelle heure de la journée et même en soirée. Vous pouvez également récupérer vos documents à n’importe quel jour de la semaine. Chez Planete Box, vos archives restent disponibles 24 heures sur 24, et 7 jours sur 7.

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